Registro de jornada en 2026: qué exige la ley y cómo cumplir
Todo sobre el RD 8/2019 y la reforma del registro horario: obligaciones, sanciones y cómo adaptar tu empresa sin que te cueste tiempo.
El registro horario en España dejó de ser una recomendación en mayo de 2019 con la entrada en vigor del Real Decreto-Ley 8/2019. Desde entonces, todas las empresas — sin importar su tamaño ni sector — están obligadas a registrar la jornada diaria de cada uno de sus trabajadores.
En esta guía actualizada a 2026 te contamos exactamente qué exige la ley, qué sanciones te puedes llevar si no cumples, y cómo cumplir sin tener que dedicarle horas cada semana.
Qué dice exactamente el RD 8/2019
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el RD-Ley 8/2019, establece que:
La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.
En la práctica esto significa tres obligaciones inmediatas:
- Registrar la hora exacta de entrada y salida de cada empleado, todos los días que trabaje.
- Conservar los registros durante 4 años, accesibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
- Tenerlos disponibles en el centro de trabajo ante cualquier requerimiento.
Quién está obligado
Todas las empresas españolas, sin excepción por tamaño:
- Autónomos con empleados.
- Pymes y microempresas.
- Grandes corporaciones.
Solo quedan fuera los trabajadores con relación laboral especial (alta dirección) y los autónomos sin empleados a su cargo.
Sanciones por no cumplir
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) tipifica el incumplimiento del registro horario como infracción grave. Las multas van desde:
- 626 € hasta 6.250 € en su grado mínimo.
- Hasta 187.515 € en el grado máximo cuando hay agravantes (reincidencia, número de empleados afectados, etc.).
Y ojo: estas multas se aplican por cada inspección que detecte el incumplimiento, no de forma única.
Qué formatos son válidos (y cuáles no)
La ley no impone un sistema concreto, pero sí exige que el registro sea fiable, objetivo y conservable. En la práctica esto descarta:
- ❌ Hojas de papel que se rellenan a posteriori.
- ❌ Plantillas de Excel sin trazabilidad ni firma.
- ❌ Sistemas que permiten modificar el registro sin rastro.
Y valida:
- ✅ Software de control horario con trazabilidad de modificaciones.
- ✅ Sistemas que conservan automáticamente los registros durante los 4 años.
- ✅ Métodos que generan informes exportables para la Inspección.
Cómo cumplir sin perder horas
La forma más eficiente es usar un software especializado que automatice los tres requisitos legales:
- Registro digital del fichaje desde móvil, web o tablet — el empleado pulsa un botón y queda registrado con timestamp y geolocalización opcional.
- Conservación automática en la nube durante los 4 años exigidos, con backups diarios.
- Generación de informes en PDF o exportación directa a tu software de nóminas.
Esto reduce el cumplimiento a una decisión inicial (elegir y configurar el sistema) y luego se ejecuta solo. Tu equipo ficha; tú tienes la documentación lista para la Inspección sin haber tocado nada.
Errores frecuentes que te exponen a sanción
Estos son los fallos que más veces detecta la Inspección de Trabajo:
- Fichajes “a posteriori” rellenados al final del día o de la semana. Sin trazabilidad real.
- No registrar las pausas que computan dentro de la jornada (descanso, formación, gestiones).
- No conservar los registros más allá del mes en curso.
- No tener el registro disponible cuando llega la Inspección.
Todos estos errores se resuelven automáticamente con un sistema de control horario digital correctamente configurado.
Resumen práctico
Si tu empresa todavía no tiene un sistema de registro horario digital, estás expuesto a sanciones que pueden empezar en 626 €. La buena noticia: solucionarlo hoy te lleva menos de una hora.
Si quieres ver cómo HoraClick lo resuelve, puedes empezar gratis o consultar nuestra sección de funcionalidades para entender qué incluye.
Esta guía es informativa y no constituye asesoramiento legal. Para casos específicos consulta con un abogado laboralista o gestor.